Hạch Toán Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương Chi Tiết Nhất

Hạch toán lương và các khoản trích theo lương là một trong những công việc quan trọng và thường xuyên của kế toán doanh nghiệp. Để hạch toán chính xác và đúng quy định, kế toán cần nắm rõ các tài khoản kế toán liên quan, các nguyên tắc và cách thức hạch toán.

Bài viết này Khóa Học Kế Toán Online sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn… một cách chi tiết và dễ hiểu. Hãy cùng theo dõi bài viết để có thêm kiến thức về hạch toán lương và các khoản trích theo lương nhé!

1.Lương là gì? Các khoản trích theo lương là gì?

Theo Điều 90 Bộ luật Lao động năm, khái niệm tiền lương được hiểu đơn giản như sau:

“Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác”. hạch toán lương

Các khoản trích theo lương là những khoản mà người lao động phải đóng cho các loại bảo hiểm và quỹ hỗ trợ khác từ tiền lương mà họ sẽ nhận được sau này. Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, chi phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân.

Bảo hiểm xã hội: Là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do thai sản, ốm đau, bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động, hết tuổi lao động hoặc chết. Tỷ lệ trích vào lương của người lao động là 8% và tỷ lệ trích vào chi phí của người sử dụng lao động là 17%.
Bảo hiểm y tế: Là sự bảo đảm chi trả một phần hoặc toàn bộ chi phí khám chữa bệnh cho người lao động khi họ bị ốm đau hoặc tai nạn. Tỷ lệ trích vào lương của người lao động là 1,5% và trích vào chi phí của người sử dụng lao động là 3%.
Bảo hiểm thất nghiệp: Là sự bảo đảm cho người lao động có thu nhập trong thời gian không có việc làm. Tỷ lệ trích vào chi phí của người sử dụng lao động là 1%, tỷ lệ trích vào lương của người lao động là 1%.
Bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp: Là sự bảo đảm cho người lao động khi họ bị tai nạn hoặc mắc bệnh do công việc. Tỷ lệ trích vào chi phí của người sử dụng lao động là 0,5%.
Chi phí công đoàn: Là khoản tiền mà người sử dụng lao động phải chi trả cho quỹ công đoàn để hỗ trợ các hoạt động của tổ chức công đoàn. Tỷ lệ trích vào chi phí của người sử dụng lao động là 2%.
Thuế thu nhập cá nhân: Là khoản tiền mà người lao động phải nộp cho nhà nước theo quy định của pháp luật về thuế. Tỷ lệ trích vào lương của người lao động được tính theo các khoản miễn thuế và các mức thuế khác nhau.

2. Nguyên tắc hạch toán lương và các khoản trích theo lương

Khi hạch toán lương và các khoản trích theo lương, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

Lương trả cho người lao động làm việc ở bộ phận nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó.
Lương và các khoản trích theo lương phải được tính theo mức lương tối thiểu vùng, tỷ lệ đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
Lương và các khoản trích theo lương phải được hạch toán vào các tài khoản kế toán liên quan, như TK 334 – Phải trả người lao động, TK 3383 – Bảo hiểm xã hội, TK 3384 – Bảo hiểm y tế, TK 3382 – Kinh phí công đoàn, TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp (hoặc TK 3386 theo TT 200), TK 6421 – Chi phí bán hàng, TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp…
Lương và các khoản trích theo lương phải được thanh toán đầy đủ và kịp thời cho người lao động và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Lương và các khoản trích theo lương cũng phải được ghi sổ kế toán, hạch toán và làm báo cáo tài chính theo chu kỳ quy định.
Chi phí lương được hạch toán vào thời điểm thanh toán hoặc ghi sổ kế toán theo chu kỳ quy định. Thông thường, thì kế toán hạch toán lương vào cuối tháng hoặc cuối quý.

3. Các tài khoản sử dụng khi hạch toán lương

Theo quy định của pháp luật về kế toán, các tài khoản sử dụng khi hạch toán lương và các khoản trích theo lương là như sau:

Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Để theo dõi các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Trong đó, tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2 là:

Tài khoản 3341 – Tiền lương, tiền công

Tài khoản 3348 – Các khoản khác

Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác: Để theo dõi các khoản phải trả phải nộp cho tổ chức xã hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong đó, tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2 là:

Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn

Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội

Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế

Tài khoản 3385 – Phải trả về cổ phần hóa

Tài khoản 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp

Tài khoản 3387 – Bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp,…

Các tài khoản chi phí: Để phân bổ chi phí lương và các khoản trích theo lương vào chi phí của bộ phận nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó. Ví dụ: chi phí nhân công trực tiếp hạch toán vào TK 622; chi phí nhân công gián tiếp hạch toán vào TK 623; chi phí sản xuất chung vào TK 627; chi phí bán hàng hạch toán TK 641; chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 642.

Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành

4. Cách tính lương và các khoản trích theo lương

Đầu tiên, phải xác định được mức lương tối thiểu vùng là bao nhiêu, có sửa đổi bổ sung hay không. Hiện nay, từ ngày 01/7/2023 mức lương tối thiểu vùng được áp dụng theo quy định theo Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP như sau:

Vùng	Mức lương tối thiểu tháng (Đơn vị: đồng/tháng)	Mức lương tối thiểu giờ (Đơn vị: đồng/giờ)
I	4.680.000	22.500
II	4.160.000	20.000
III	3.640.000	17.500
IV	3.250.000	15.600

Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách tính lương như trả lương theo thời gian, khoán sản phẩm hoặc sản phẩm hoàn thành. Tương ứng với các phương pháp là các công thức tính như sau:

Tính tiền lương theo thời gian: là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc (theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ)

2 công thức tính tiền lương phổ biến như sau:

Tổng lương thực tế = (Lương + Phụ cấp) / Số ngày công chuẩn của tháng x Số ngày đi làm thực tế trong tháng

Đây là cách tính thường có con số ngày công chuẩn và số ngày đi làm thực tế cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.

Tổng lương thực tế = (Lương + Phụ cấp) / 26 x Số ngày đi làm thực tế trong tháng

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tự quyết định 26 hay 24 ngày khi tính tiền lương.

Cách tính này thì lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn có thể là 24, 26 hoặc 27 ngày vì có tháng có 28, 30, 31 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương cần phải cân nhắc nên nghỉ tháng nào để ảnh hưởng ít nhất đến thu nhập của mình. Do đó, kế toán cần phải lưu ý khi hạch toán lương cho người lao động.

Tính tiền lương làm thêm giờ:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực tế được trả của ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% x Số giờ làm thêm

Lưu ý:

Mức ít nhất là 150% so với số tiền lương giờ thực tế và được áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường.

Mức ít nhất là 200% so với số tiền lương giờ thực tế và được áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần

Mức ít nhất là 300% so với số tiền lương giờ thực tế và được áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết hoặc người nghỉ có hưởng lương theo quy định.

Tính tiền lương làm việc vào ban đêm: người lao động vào ban đêm từ 22h đêm hôm trước đến 6h sáng hôm sau sẽ được tính thêm tiền lương.

Tiền lương làm việc vào ban đêm = Tiền lương giờ thực tế được trả của ngày làm việc bình thường x (1 + Mức ít nhất 30% x số giờ làm việc vào ban đêm)

Tính tiền lương theo sản phẩm: dựa trên số lượng và chất lượng của sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành, doanh nghiệp sẽ tính ra tiền lương phải trả cho người lao động.

Tổng lương thực tế = Số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành x Đơn giá sản phẩm

Tính tiền lương khoán: là cách tính tiền lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng, thời hạn được giao.

Tổng lương thực tế = Tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc x Mức lương khoán

Bên cạnh đó, tỷ lệ các khoản trích theo lương khi tham gia các khoản bảo hiểm và các quỹ khác được quy định để tính hạch toán lương như sau:

Loại bảo hiểm	Doanh nghiệp đóng	NLĐ đóng	Tổng cộng
BHXH	17,5%	8%	25,5%
BHYT	3%	1,5%	4,5%
BHTN	1%	1%	2%
Tổng các khoản bảo hiểm	21,5%	10,5%	32%
KPCĐ	2%	–	2%
Tổng	23,5%	10,5%	–
Tổng phải nộp			34%

5. Cách hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương

Khóa Học Kế Toán Online sẽ hướng dẫn cho các bạn cách hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo 2 Thông tư 133 và 200 chi tiết và dễ hiểu nhất.

Tính tổng tiền lương phải trả cho NLĐ thuộc các bộ phận tương ứng:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy, thiết bị thi công

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Với Thông tư 133 thì các tài khoản sẽ là:

Chi phí bán hàng – TK 6421

Chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 6422

Các tài khoản 622, 623, 627 – TK 154

Doanh nghiệp bỏ ra 21,5% trên số tiền lương NLĐ để trả cho khoản tham gia bảo hiểm nên sẽ được tính vào chi phí của doanh nghiệp với từng bộ phận tương ứng:

Nợ TK 622, 623, 641, 642, 627: Trích bảo hiểm tính vào chi phí (Lương tham gia bảo hiểm x 21,5%) – Thông tư 200

Nợ TK 6421, 6422, 154 – Thông tư 133

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (Lương tham gia bảo hiểm x 17,5%)

Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (Lương tham gia bảo hiểm x 3%)

Có TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp (Lương tham gia bảo hiểm x 1%)

Lưu ý: Với Thông tư 133 thì bảo hiểm thất nghiệp sẽ được hạch toán vào TK 3389.

NLĐ cũng phải đóng 10,5% các khoản bảo hiểm nên cuối tháng kế toán khi tính tiền lương sẽ thực hiện trừ vào lương của NLĐ tham gia trước đó:

Nợ TK 334: Tổng khoản trích trừ vào số lương (Lương tham gia bảo hiểm x 10,5%)

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (Lương tham gia bảo hiểm x 8%)

Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (Lương tham gia bảo hiểm x 1,5%)

Có TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp (Lương tham gia bảo hiểm x 1%)

Lưu ý: Với Thông tư 133 thì bảo hiểm thất nghiệp sẽ được hạch toán vào TK 3389.
Khoản kinh phí công đoàn do DN bỏ ra nên được tính vào chi phí doanh nghiệp:

Nợ các TK 154, 241, 622, 623, 641, 642, 627… (tùy theo loại chi phí) – Thông tư 200

Nợ các TK 6421, 6422, 154 – Thông tư 133

Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn (Lương tham gia bảo hiểm x 2%)

Nếu NLĐ có thuế Thu nhập cá nhân phải nộp thì kế toán thực hiện khấu trừ vào lương:

Xác định số thuế phải trừ vào lương NLĐ:

Nợ TK 334: Tổng số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ

Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân

Khi DN nộp thuế:

Nợ TK 3335: Số thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Có TK 111, 112

Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm:

Nợ TK 3383: Số tiền đã trích BHXH ((Lương tham gia bảo hiểm x 25,5%)

Nợ TK 3384: Số tiền đã trích BHYT (Lương tham gia bảo hiểm x 4,5%)

Nợ TK 3386: Số tiền đã trích BHTN (Lương tham gia bảo hiểm x 2%)

Nợ TK 3382: Số tiền đã trích KPCĐ phải nộp ((Lương tham gia bảo hiểm x 2%)

Có TK 111, 112: Số tiền trích DN phải nộp