Sổ quỹ tiền mặt là một dạng sổ sách được kế toán thường xuyên sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình thu chi, nhập xuất tồn và tồn quỹ của một đơn vị, tổ chức, công ty.
Hãy cùng Khóa Học Kế Toán Online tìm hiểu chi tiết sổ quỹ tiền mặt là gì? Mẫu sổ quỹ tiền mặt và cách ghi sổ quỹ tiền mặt… trong bài viết sau nhé!
1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là một loại sổ cái thường được thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt sử dụng để ghi chép việc thu chi các nguồn quỹ, số dư tiền mặt bằng tiền Việt Nam của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp do các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kì kỳ kế toán.
Căn cứ lập sổ quỹ tiền mặt
Chỉ tiêu để ghi số dư tiền mặt là phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn đã thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt.
2. Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt
– Thủ quỹ và kế toán theo dõi dòng tiền và quản lý tiền bằng cách theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ tài chính thu chi tiền mặt phát sinh trong kỳ kế toán.
– Cuối mỗi kỳ kế toán, bạn dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tồn quỹ thực tế với số ghi trên sổ quỹ tiền mặt. Kiểm tra số liệu sổ sách và số liệu phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu chính xác và tránh thất thoát cho đơn vị hoặc doanh nghiệp của bạn.
– Sổ quỹ tiền mặt ngày nay được sử dụng rất rộng rãi nhằm giảm bớt khối lượng công việc của sổ cái tổng hợp, sổ cái đơn vị, doanh nghiệp.
3. Quy định về ghi chép sổ quỹ tiền mặt
3.1. Trách nhiệm ghi chép sổ quỹ tiền mặt
Thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt có trách nhiệm ghi số tiền này vào sổ quỹ nếu trong kỳ kế toán có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhận, chi tiền mặt.
Ngoài ra, thủ quỹ, kế toán tiền mặt còn chịu trách nhiệm quản lý tồn quỹ tiền mặt và nộp, rút tiền theo yêu cầu của cấp trên.
3.2. Yêu cầu khi quản lý sổ quỹ tiền mặt
– Thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt phải kiểm tra tồn quỹ tiền mặt thực tế hàng ngày trong kho tiền. Tiền mặt phải được phân loại đúng theo mệnh giá. Không cho tiền cá nhân vào hoặc lấy tiền ra khỏi đơn vị, công ty tùy ý.
– Nếu có sai lệch khi đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt hiện có với sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ quỹ kế toán, cần tìm hiểu lại nguyên nhân qua biên lai, phiếu chi, hóa đơn, v.v. và xử lý.
– Khi ghi thu, chi vào sổ quỹ, thủ quỹ phải kiểm tra chứng từ thu có hợp lệ, hợp pháp hay không trước khi nhận. Việc nhập, xuất quỹ nếu có đầy đủ chứng từ và chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định.
– Kế toán có nhiệm vụ thu thập và nhập số liệu sổ quỹ tiền mặt hàng ngày. Việc ghi chép được thực hiện liên tục theo trình tự trước và sau khi giao dịch xảy ra, đồng thời có nhiệm vụ tính toán lượng tiền mặt tồn kho bất cứ lúc nào.
– Trước khi ra về thủ quỹ phải khóa sổ, ký vào sổ quỹ, kiểm tra két sắt (nếu có).
– Trong thủ tục đối chiếu thông thường, kế toán viên và thủ quỹ sử dụng các phương pháp khác nhau. Kế toán sử dụng phương pháp kế toán dồn tích và thủ quỹ sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt để ghi các khoản thu và chi tiền mặt.
⇒ Do đó, có thể xảy ra sai lệch, kế toán nên nhận thức được điều này và đối chiếu thường xuyên.
Lưu ý: Vì lý do này, thủ quỹ và kế toán tiền mặt cần đặc biệt lưu ý những điều trên để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc.
4. Tổng hợp các mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất
4.1 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200
4.2 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133
Xem thêm:
5. Hướng dẫn cách ghi sổ quỹ tiền mặt
5.1. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200
Sổ này mở cho thủ quỹ sử dụng. Mỗi quỹ sử dụng một sổ hoặc một tập trang, nhưng nếu kế toán sử dụng nên đổi tên thành “Sổ kế toán chi tiết tiền mặt”. Sổ thủ quỹ có sổ kế toán để theo dõi song song.
Sau đây là chi tiết các cột sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200:
Cột A: Ghi ngày thủ quỹ ghi nhận giao dịch phát sinh.
Cột B: Ghi ngày trên biên lai (phiếu thu, phiếu chi)
Cột C, D: Ghi số phiếu thu, số phiếu chi theo thứ tự tăng dần.
Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phiếu thu, chi. Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
Cột 3: Tồn quỹ tiền mặt cuối ngày. Số dư tiền mặt vào cuối ngày phải bằng số tiền mặt trong kho tiền tại thời điểm đó.
Cột G: Người phụ trách kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu
2 sổ là “Sổ quỹ” và “Bảng kê quỹ tiền mặt” và xác nhận vào cột này.
5.2. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133:
Đối với DN và tổ chức kinh doanh vừa và nhỏ, có thể áp dụng Thông tư 133 về cách lập và lưu trữ sổ quỹ nhưng nhìn chung không có nhiều khác biệt so với Thông tư 200 về cách lập sổ quỹ tiền mặt.
Cột A: Ghi ngày, tháng thủ quỹ vào sổ.
Cột B: Ghi ngày, tháng của phiếu thu, phiếu chi.
Cột C, D: Ghi số lượng chứng từ (phiếu thu, phiếu chi) theo thứ tự giảm dần.
Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phiếu thu, chi.
Cột 1: Số tiền mặt thu.
Cột 2: Số tiền tiền mặt chi.
Cột 3: Tồn quỹ cuối ngày. Số dư tiền mặt vào cuối ngày phải bằng số tiền mặt trong kho tiền tại thời điểm đó.
Cột G: Người phụ trách kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu hai sổ cái “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” và xác nhận vào cột này.
Lưu ý: Trường hợp công ty thuê dịch vụ kế toán hoặc kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán và tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
5.3. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107
So với hai thông tư trước, Thông tư 107 có phần dễ dàng hơn trong việc lập và lưu trữ sổ quỹ tiền mặt, đồng thời hợp nhất sổ cái chi tiết quỹ tiền mặt.
Cột A: Ghi ngày, tháng mà thủ quỹ ghi vào sổ cái.
Cột B: Ghi ngày, tháng của phiếu thu, phiếu chi.
Cột C: Ghi số chứng từ (phiếu thu, phiếu chi) theo thứ tự tăng dần.
Cột D: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phiếu thu, chi.
Cột 1: Số tiền thu bằng tiền mặt.
Cột 2: Số tiền mặt chi.
Cột 3: Tồn quỹ cuối ngày. Số dư tiền mặt vào cuối ngày phải bằng số tiền mặt trong kho tiền tại thời điểm đó.
Cột E: Kế toán thường xuyên kiểm tra và đối chiếu song song 2 sổ “sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” và “sổ quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.
6. Giải đáp một số vấn đề về sổ quỹ tiền mặt
6.1. Vấn đề quỹ tiền mặt bị âm
Số dư tiền mặt âm là khi tổng số tiền chi ra cho sổ quỹ lớn hơn tổng số tiền mặt nhận được cho sổ quỹ.
Đây là một hoạt động không tương ứng với thực tế, vì nó không có thu thiền thì sẽ không có chi tiền.
Do đó, Cơ quan thuế sẽ không chấp nhận các trường hợp công ty hoặc đơn vị nộp hồ sơ có số dư tiền mặt âm làm giảm xấu giá trị báo cáo tài chính của công ty.
* Những lý do chính dẫn đến số dư tiền mặt âm là:
– Nhóm 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ tiền mặt hoặc gian lận, khống trong các giao dịch thanh toán tiền mặt của kế toán
– Nhóm 2: Sai trình tự hạch toán cơ bản: Chi tiền trước, thu sau
– Nhóm 3: Hạch toán thu, chi ngoại tệ nhưng phương pháp sử dụng chưa thống nhất
– Nhóm 4: Sổ quỹ tiền mặt, chứng từ (phiếu thu, phiếu chi), bút toán hạch toán, phiếu mua hàng… ghi chép bị lỗi
*Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả:
– Giải pháp 1: Hạch toán mua sản phẩm, dịch vụ vào tài khoản 331
– Giải pháp 2: Nhận hợp đồng vay cá nhân lãi suất 0% (cách này rất an toàn và thực tế là cách được kế toán sử dụng nhiều nhất)
– Giải pháp 3: Kế toán tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt
– Giải pháp 4: Thực hiện các bước tăng vốn điều lệ của công ty (nhưng không phù hợp với công ty góp vốn).
– Giải pháp 5: Kết chuyển một số khoản tiền mặt sang kỳ kế toán tiếp theo (ví dụ: lương nhân viên, tạm ứng…)
6.2. Vấn đề tồn quỹ tiền mặt nhiều
* Sau đây là những nguyên nhân khiến số dư tiền mặt quá nhiều.
– Các khoản chi phí nội bộ bị kế toán không kê vào hệ thống sổ sách thuế do không có hóa đơn/biên lai (biên lai thu /biên lai chi) hoặc hóa đơn/biên lai không hợp lệ, dẫn đến việc có chi nhưng lại không kê khai trong sổ sách thuế.
– Công ty chưa góp đủ số vốn điều lệ nhưng ghi ảo số tiền đầu tư trên hồ sơ chứng từ.
– Công ty đã trả nợ cho một khách hàng nhưng kế toán ghi chép trên sổ sách không đầy đủ hoặc không chính xác.
– Tồn quỹ tiền mặt nhiều liên quan đến kỳ hạn góp vốn,…
*Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt tồn nhiều như sau:
– Tăng chi phí trả lương cho nhân viên bằng cách tăng thu nhập cho nhân viên, nhưng theo phương pháp này, kế toán phải lưu ý không chỉ nộp thuế thu nhập cá nhân hoặc nộp các khoản khấu trừ sau lương.
– Trợ cấp quần áo, ăn uống cho nhân viên
– Xác nhận công nợ phải trả nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp đã thanh toán tiền mặt mà kế toán chưa lập phiếu chi thì tiến hành lập phiếu chi.
– Có thể tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp hoặc nhân viên của mình.
– Kế toán hạch toán phần vốn góp ảo một lần thu đủ bù đắp phần vốn góp ảo của giấy phép
– Tính lại vốn thực góp
– Cho vay cá nhân. Không sử dụng phương pháp này nếu công ty của bạn vay từ ngân hàng. Không một doanh nghiệp nào vay tiền ngân hàng mà lại cho cá nhân khác vay.
Quản lý tiền mặt tốt là yếu tố quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động của một đơn vị, công ty. Vì vậy, việc theo dõi, ghi chép sổ quỹ tiền mặt là rất quan trọng, kế toán viên, thủ quỹ phải đảm bảo việc ghi chép, hạch toán chính xác tiền mặt trong kho tiền.
Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về sổ quỹ tiền mặt, thể thức sổ theo thông tư hiện hành và cách lưu sổ hiệu quả nhất.
»» Xem thêm: Review Khóa Học Kế Toán Online Ở Đâu Tốt